Noch heute kennen die meisten kleinen- und mittelständischen Unternehmen ihre tatsächlichen Druckkosten nicht. Dabei können diese bis zu 3 % des Gesamtumsatzes ausmachen. Viele Unternehmen haben weder einen Überblick über ihren Druckerpatronenbestand, noch über dessen Wert – und dies trotz der damit verbundenen Budgetrisiken (Obsoleszenz, Verlust, Überbestand …).
Schon allein im Hinblick auf das Material (Drucker, Verbrauchsartikel, Papier) und die Wartung mag es Ihnen schwierig erscheinen, einen genauen Überblick über Ihre Gesamtdruckkosten zu haben.
Dass so viele Unternehmen ihre Druckkosten unterschätzen, liegt jedoch an der Tatsache, dass viele davon „unsichtbar“ sind: sog. „versteckte Druckkosten“.
Zu den Kosten, die Sie möglicherweise noch nicht identifiziert haben, gehören insbesondere sämtliche intern aufgewandte Ressourcen, sowohl für die Verwaltung (Bestellung, Rechnungsbearbeitung, Lieferantenmanagement usw.) als auch für das technische Management des Gerätebestands. Das Drucken ist für die IT-Teams eine tägliche Belastung. Besonders zeitaufwändig gestaltet sich die Beantwortung der Fragen der Benutzer im Unternehmen.
Neben den unvermeidlichen Betriebskosten gibt es noch andere, unnötige Kostenfaktoren, die das Unternehmen vermeiden könnte: Der vorzeitige Wechsel einer Druckerpatrone, Unannehmlichkeiten bei Verbrauchsmaterial-Engpässen …
Die Reduzierung der Druckkosten ist für viele Unternehmen ein wichtiges Anliegen – doch auch die Produktivitätssteigerung und Reduzierung der Umweltauswirkungen spielen eine entscheidende Rolle.
Das Outsourcing von Druckdienstleistungen – auch Managed Print Services (MPS) genannt – bedeutet, einen externen Dienstleister mit dem Management des Druckerbestands und der entsprechenden Verbrauchsartikel zu beauftragen.
Der Hauptvorteil einer MPS-Lösung besteht somit darin, das Unternehmen von lästigen Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem Drucken zu befreien, indem der Druckerbestand vollständig vom Dienstleister ferngemanagt wird. Die Verwaltung, Optimierung und Wartung erfolgt extern.
Durch die Vernetzung des Druckerbestands und die vom Dienstleister bereitgestellten Datenerhebungstools ist es diesem möglich, den Gerätebestand in Echtzeit zu überwachen und einen kontrollierten Verbrauch sowie eine effiziente Wartung sicherzustellen. Mit den gesammelten Daten können beispielsweise Wiederbeschaffungsprozesse geplant werden: Somit muss sich das Unternehmen nicht mehr um die Bestandsverwaltung und eventuelle Verbrauchsmaterial-Engpässe sorgen. Die analysierten Daten liefern zudem wertvolle Informationen für die Rationalisierung des Druckerbestands und zur Erzielung von Einsparungen.
Ein weiterer Vorteil der Managed Print Services: Sie bieten eine bessere Übersicht über das Budget, generell mit einer Abrechnung nach Druckkosten pro Seite: Das Unternehmen bezahlt lediglich die gedruckten Seiten, entsprechend einer vordefinierten Preisliste.
Indem Sie Ihr Druckmanagement in Expertenhand legen, lösen Sie die größten Probleme auf ganz einfache Weise:
Um von den Vorteilen von Managed Print Services zu profitieren, war es bisher notwendig, ein Hersteller-Angebot in Anspruch zu nehmen, was systematisch mit dem Kauf eines neuen Geräts der Herstellermarke verbunden war. Der Druckerbestand eines Unternehmens ist jedoch vielfältig und umfasst häufig mehrere Marken. Der MPS-Markt wird von Druckerherstellern dominiert, die diese Angebote dazu nutzen, dem Kunden zumeist übergroße Geräte „aufzuschwatzen“ und besonders, um das Unternehmen mit langfristigen Verträgen an sich zu binden.
OWA wiederum bietet einen schlüsselfertigen MPS-Service, der einfach und flexibel ist und KMU vollständig von solchen Zwängen befreit: OWA Print Services.
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